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faxを一斉送信したい時のソフトの探し方

連絡手段はメールやチャットが主流となった昨今、手元に紙面が届くfaxはまだまだ便利なツールです。複合機などからfaxを送信する時、宛先が複数になると一枚ずつ手作業で送るのは面倒です。そこで、faxをPCから一斉送信するためのソフトを利用することでその手間をぐっと簡略化することができます。大量の宛先にfaxを送らなければならなくなったら、そのようなソフトを探してみましょう。faxをパソコンからでも送信するためには、大きく分けると電話回線を用いる手段とインターネット回線を用いる手段があります。ここではそれぞれの特徴、メリット、デメリットについて解説していきます。システム導入にかかる費用や、実際に送信する際に起こる事などです。ご自身の環境ややりたい事に合わせて選んでみてください。

電話回線を利用したfaxの一斉送信

まずはPCと接続できる複合機が必要です。2万円台から購入できる安価な物もあり、「PCのfax送受信機能」といった機能が付いているモデルを選びます。さらにPCから出力した信号を電話回線用に変更するためのfaxモデムが必要です。古いPCならfaxモデムが標準装備されているケースも珍しくないですが、現在ではまずありません。外付けのFAXモデムは今も量販店などでは3千円くらいで販売されています。ここで肝心のfaxソフトですが、一斉送信ソフトをPCにインストールすると、表計算ソフトなど普段使いしているソフトからfaxを送信できます。シンプルな無料ソフトも高機能な有料ソフトもありますが、普段ほとんどfaxを使用せず件数も十数件のみという事であれば、Windowsマシンには「Windows FAXとスキャン」の名称でユーティリティが標準搭載されています。

インターネット回線を利用したfaxの一斉送信

電話回線を使用したfaxの一斉送信には、困った事も起こります。何百件ものfaxを送信する場合、その間は電話回線が塞がれてしまうのです。送信している間に一時間以上faxを受信できないことも起こりえます。電話回線を使用するということは、宛先の距離によって通信料もかかってくるのです。インターネット回線を使った一斉送信ソフトでは、電話回線を塞ぐこともなく通信料も別途かかりません。無料ソフトは海外製が多く、企業で導入するにはある程度信用のおける有料ソフトを使用することが求められるでしょう。しかしインターネット回線を使用するソフトであれば、PCと接続できる複合機やfaxモデムを改めて購入しなくともfaxの一斉送信が可能になります。大量のfaxを何度も送信しなければならない場合は効率的なシステムです。